5 valkuilen om te vermijden binnen Jira

auteur

Luca Filippone

gepubliceerd

14/07/2021

Delen



Reading Time: 4 minutes

Jira is een geweldig platform van Atlassian om software ontwikkelingsprocessen en workflow georiënteerde teams te ondersteunen. Het platform is bovendien erg flexibel waardoor het ook kan worden ingezet voor afdelingen waar verschillende teams bij betrokken zijn, zoals HR en Marketing. 

De vrijheid die het platform aanbiedt, is een grote meerwaarde wanneer het goed gemanaged wordt. Hoe groot de voordelen van de verschillende mogelijkheden binnen Jira ook zijn, de tool kan een regelrechte hel zijn wanneer ze niet verstandig gebruikt wordt binnen een project, team of organisatie. 

Wat is de achilleshiel van Jira en wanneer duikt hij op? Dit zijn de 5 meest voorkomende valkuilen van deze softwareontwikkelings- en samenwerkingstool: 

1.Workflows die té complex in elkaar zitten

Het belangrijkste doel van een workflow is efficiëntie maximaliseren. Dit kan alleen door het huidige proces zo duidelijk mogelijk te vertalen in een stappenplan. Niemand heeft boodschap aan een ingewikkelde workflow. Onderstaand doolhof is helaas schering en inslag bij veel organisaties:

Het is niet onlogisch dat complexe workflows zoals deze zorgen voor verwarrende transities, om nog maar te zwijgen hoeveel tickets in de verkeerde status belanden…

Een performante workflow spreekt voor zich en is schaalbaar. Het proces heeft een minimum aan status ‘on hold’ en zorgt ervoor dat tickets in ‘beweging’ blijven.


Een basis voorbeeld hiervan is:

Hoe creëer je, kortweg, een performante workflow?

  • Betrek key stakeholders bij het vertalen van het proces zodat iedereen die ermee aan de slag moet, op 1 lijn zit.
  • Pin je niet vast op details, probeer met zo weinig mogelijk statussen succes te bereiken. Voeg later aanpassingen toe, focus je op een basisstructuur.
  • Zorg dat elke status een toegevoegde waarde biedt aan het process, elimineer statussen die geen meerwaarde bieden.

Onthoud hierbij dat Jira geen oplossing is, maar een ondersteunende tool. Een niet-performant proces zal niet verbeteren door met Jira te werken. Hier zijn andere acties voor nodig. 

2. Labels, tags en kleurcodes everywhere 

Labels zijn zeer makkelijk toe te voegen aan tickets om bepaalde keywords of karakteristieken te benadrukken, bijvoorbeeld “MVP-1” of “Infrastructure”. Dit maakt het mogelijk om deze achteraf gemakkelijk te groeperen in een filter via JQL. Dat is de insteeks alleszins…


In de praktijk is het zo gemakkelijk om een label toe te voegen dat dit veld een regelrechte vuilbak wordt.
Van labels die op elkaar lijken (“Infra”, “Infrastructure”, “INFR”) zowel in het enkelvoud als in het meervoud tot het toevoegen van labels in verschillende talen.

Deze wildgroei aan labels geven niet enkel kopzorgen bij het kiezen van het juiste label, maar zullen er ook voor zorgen dat je filters niet alle tickets teruggeven (of zelfs de verkeerde) en dus geen enkele meerwaarde meer hebben.


Eigenlijk is het heel simpel: Vermijd labels tenzij je een consistente structuur op poten hebt gezet met de juiste afspraken.

3. E-mail spam voor iedere wijziging 

Bij elk standaard gebruik van Jira wordt voor élke update, een notificatie (lees e-mail) uitgestuurd. Dit gaande van details, comments, wijzigingen op een veld, tot transities, mentions en nog zo veel meer.

De uitkomst hiervan? Een mailbox die bij iedereen uitpuilt van de ‘Jira Notification Mails’ waardoor er in de eerste fase mails genegeerd worden (aangezien het grote merendeel geen meerwaarde heeft), om na enkele weken over te gaan tot het maken van een mailing rule die deze mails automatisch in een doofpot steekt waardoor ook de belangrijke meldingen niet meer gelezen worden.

Hoe pak je dit beter aan? Jira maakt gebruik van ‘Notification Schemes’ om te bepalen wanneer en wie een update moet krijgen van een gebeurtenis. Zorg er dus voor dat je bij het configureren van je notificaties enkel een e-mail krijgt van de meest relevante updates.
Heb je toch het gevoel dat je toch nog notificaties mist? Stel het schema achteraf dan wat ‘breder’ in, maar zorg ervoor dat het niet als spam gaat aanvoelen. 

4. Custom fields ad random 

De mogelijkheid om custom fields aan te maken, zorgt dat Jira een zeer krachtige tool wordt voor workflow management, die nog nauwer aansluit bij de noden van projecten, teams én organisaties.
Custom fields hebben echter ook één grote valkuil, namelijk dat er niet goed wordt nagedacht over de naamgeving van deze velden. Hierdoor duiken er vrij snel duplicaten op die het hele systeem teniet doen.

Bijvoorbeeld: custom fields die hetzelfde lijken te doen, maar wellicht voor heel andere doeleinden werden bedacht. (Bv: Start Datum, StartDatum, Begin Datum, Creatie Datum,..). 

Rapportering en filtering wordt dus onmogelijk, bovendien is het zeer moeilijk om custom fields met dezelfde naam te onderscheiden van elkaar. 

Enkele vuistregels om custom fields performant in te zetten:

  • Maak custom fields qua naamgeving zo algemeen mogelijk zodat je ze kan inzetten voor verschillende projecten.
  • Zorg voor nuttige beschrijvingen, inclusief voorbeelden van geldige waarden.
  • Maak nooit meerdere custom fields aan met dezelfde naam.

5. Jira richtlijnen ontbreken op organisatieniveau

De laatste en misschien wel grootste valkuil is dat vele organisaties geen duidelijke richtlijnen voorzien voor hoe ze Jira gebruiken. Er wordt té vaak verondersteld dat het zichzelf uitwijst. Onderstaande vragen hebben niets te maken met het gebruik van Jira op zich, maar dienen wel een duidelijk antwoord te krijgen om een efficiënte governance te kunnen opzetten:

  • Voor welke doeleinden wordt welke status gebruikt in een workflow? 
  • Hoe gaan we binnen de organisatie om met custom fields? 
  • Wat is de richtlijn bij dubbele issues?  
  • Waarvoor dient welke filter? Wie maakt deze aan? 
  • … 

Aangezien Jira zo flexibel is, gaat iedere organisatie hier anders mee om. Daarom zijn duidelijke richtlijnen en documentatie belangrijk om iedereen binnen een team of organisatie op dezelfde manier te laten werken met de tool. Ook bij de onboarding van nieuwe gebruikers is dit cruciale informatie. 

Conclusie

Het efficiënt beheren van Jira kan voor de nodige uitdagingen zorgen. Houd bovenstaande valkuilen in het achterhoofd en vermijd de meest voorkomende problemen die de Jira omgeving ‘vervuilen’ of de werking ervan stroef laat verlopen.

Detecteer je een valkuil binnen jouw Jira omgeving? Sta dan onmiddellijk op de rem en wacht niet af om te kijken hoe het uitdraait. Je wil immers verwarring en data vervuiling vermijden. 

Het beheer van Jira is een taak op zich en de werking ervan moet te allen tijde waakzaam opgevolgd worden. Maar als de tool op de juiste manier ingezet wordt, biedt het voor alle gebruikers veel voordelen op het vlak van efficiëntie en structuur! 

Interesse in onze aanpak?

Contacteer ons

Wil je deel uitmaken van ons team?