Change Management, een avontuur waar je iedereen mee aan boord wil

auteur

Ellen Van Hees

gepubliceerd

03/12/2021

Delen



Reading Time: 3 minutes



“There is nothing permanent except change”

– Heraclitus –


Iedere organisatie wordt bijna non-stop geconfronteerd met veranderingen. Soms moeten business requirements zich aanpassen aan de markt, procedures worden herzien, teams gewijzigd. En net wanneer je denkt dat je alles onder controle hebt, steekt een wereldwijde pandemie een lontje aan dat transformaties aanwakkert en versnelt. 

Change Management, zoals we het omgaan met deze transformaties vaak noemen, brengt vaak zowel verontrustende als verrijkende ervaringen met zich mee.

In welke mate heb je als agile project manager vat op deze situatie? Hoe zorg je ervoor dat je samen met de rest van het team terecht komt in positieve ‘change’?

Wel, als agile project manager heb je volgens mij twee grote domeinen waarin wijzigingen zich manifesteren: 

  • Buiten je projectteam, daar waar software ontwikkeld wordt en veranderingen teweegbrengt voor business, eindgebruiker en klant. 
  • En binnen je projectteam, op het vlak van procedurele wijzigingen of een veranderlijke teamdynamiek. 

Belangrijk om weten is dat je veranderingen zelf niet altijd kan managen of voorzien. Toch hoef je niet lijdzaam toe te kijken. Als project manager heb je namelijk altijd een directe impact op hoe veranderingen worden ervaren door het team. Je zit in een rol die de acceptatiefase kan doen versnellen. Alles zit ‘m in de kracht van facilitatie, communicatie en het ondernemen van actie. 

Daarom vond ik het belangrijk om mijn persoonlijke ervaring met change management te delen in deze blog. Doorheen de jaren heb ik wel wat tools verzameld die volgens mij essentieel zijn om als project manager ondersteuning te bieden aan transformaties binnen een organisatie.

Communiceer transparant

Ga voor open, heldere en eerlijke communicatie. Wanneer men een verborgen agenda vermoedt, zijn mensen veel meer op hun hoede. Leg het grotere geheel uit, zorg dat mensen het doel begrijpen en hoe je daar wilt geraken, stap voor stap. Dit creëert het nodige draagvlak voor verandering.

Luister aandachtig

Communicatie werkt in twee richtingen: uitgaand en inkomend. Zorg ervoor dat je de bedenkingen van het team begrijpt. Herhaal de door hen geuite bezorgdheden in je eigen woorden. Hiermee toon je aan dat je hun bekommernissen ondubbelzinnig begrijpt. Ik heb geleerd dat dit heel belangrijk is, nog voordat je de issues die men aanreikt, gaat beantwoorden.

Ik heb het belang van een luisterend oor persoonlijk ervaren toen ik zelf aan veranderingen werd onderworpen. Ik had het idee dat mijn bedenkingen niet gehoord werden en dat de wijzigingen mij opgedrongen werden. Ik kan me de frustratie van toen nog steeds levendig herinneren.

Doe niets overhaast

Ook Rome is niet op één dag gebouwd. Grote veranderingen kunnen vaak opgesplitst worden in kleinere brokken, waarmee je de impact reduceert. Dit zal de acceptatie van hervormingen veel vlotter laten verlopen.

Als je bijvoorbeeld wilt wijzigen hoe jouw team een bepaalde registratietool gebruikt, kan je dit in kleinere stappen opdelen. Niet alle verbeteringen die je wilt implementeren, moeten noodzakelijkerwijs in één en dezelfde sprint doorgevoerd worden. De meer geleidelijke aanpak zorgt ervoor dat mensen nog steeds stabiliteit ervaren en gewend geraken aan de vernieuwingen. Wanneer de kleine wijzigingen succesvol blijken, zal het team mogelijks ook meer geneigd zijn je te vertrouwen bij grotere veranderingen die nog op til zijn.

Breng het juiste publiek rond de tafel

Zorg ervoor dat het juiste publiek aanwezig is wanneer je het hebt over veranderingen, bijvoorbeeld tijdens een demo. Het is van levensbelang voor het succes van je project dat de business mee is met de vernieuwingen. Dit kan alleen maar wanneer de juiste mensen aanwezig zijn bij de demo’s waar je de nieuwe software toont en waar men input kan geven.

Dit is me glashelder geworden tijdens een project waar ik zijdelings samenwerkte met een bijzonder agile team. Stiekem bewonderde ik hoe ze in mijn ogen alle eigenschappen van Agile development toepasten. Ze hadden Sprint Reviews, demos, business feedback die werd verwerkt in hun volgende sprint en getoond tijdens het volgende toonmoment. 

Tijdens de laatste demo werden ook eindgebruikers betrokken. Na die sessie waren verschillenden van hen behoorlijk ontzet over wat ze hadden gezien. “Voor wie is deze software eigenlijk ontwikkeld? Het kan niet voor ons zijn, want wij gebruiken dit helemaal niet op deze manier!”

Dit was voor mij een echte eye-opener. Want de business vertegenwoordigers die aanwezig waren tijdens de eerste demo’s, waren niet de juiste personen om feedback te geven. Het heeft me veel doen inzien over het belang van het betrekken van het juiste publiek. Bevraag de mensen bij wie de wijzigingen écht voelbaar zullen zijn.

CONCLUSIE 

Verandering is nodig en in de meeste gevallen ook erg interessant om mee te maken. Maar het kan ook zeer overweldigend zijn. 

Bekijk change management dus alsof je mensen meeneemt op reis. Leg uit waar je naartoe wilt en waarom. Neem kleine, behapbare stappen om de verwachte bestemming te bereiken. Luister naar bedenkingen die mensen hebben en zorg dat zij weten dat jij hen begrijpt. 

Op deze manier kan het agile managen van veranderingen resulteren in een geweldig avontuur voor gans het team, business en eindklant.

Interesse in onze aanpak?

Contacteer ons

Wil je deel uitmaken van ons team?