WIP Limieten: geef een boost aan je project efficiëntie

auteur

Luca Filippone

gepubliceerd

14/06/2021

Delen



Reading Time: 3 minutes

Als Project Lead of Scrum Master ken je het gevoel, het hele team is druk in de weer met user stories die allemaal ‘bijna klaar’ zijn. Het lijkt een eeuwigheid te duren vooraleer er enkele naar ‘done’ doorsijpelen

In de meeste gevallen komt dit omdat je team té veel taken tegelijkertijd opneemt. Hierdoor ontstaat er een bottleneck die vertraging met zich meebrengt. Om dit structureel probleem op een zeer performante manier op te lossen kan je gebruik maken van WIP limieten

WIP (Work In Progress) Limieten zijn een begrip uit Kanban en zorgen ervoor dat het team een optimaal delivery tempo aanhoudt zonder zonder hun capaciteit te overschrijden. Het is de figuurlijke rem op het Kanban bord waardoor het team éérst de taken ‘in progress’ voltooid, alvorens er nieuwe taken geïntroduceerd worden. 

Bron: zoho.com

Stay focused 

Multitasken. Hoe fancy het woord ook mag klinken, efficiënt is het in geen geval. Uit verschillende onderzoeken blijkt immers dat er drie belangrijke factoren aan de basis liggen van inefficiëntie. Afwisselen tussen verschillende taken is daarbij de grootste boosdoener. 

  1. Het kost namelijk heel wat meer tijd om één taak af te ronden wanneer je je aandacht verdeelt of afwisselt tussen verschillende opdrachten. 
  2. Iedere ‘task switch’ vergt 1/10de van een seconde. Dat lijkt misschien weinig, maar veel wissels op één dag resulteren in 40% minder productiviteit!
  3. Het wisselen van taak is één ding, maar de focus moet ook nog meewillen. Je verliest heel wat kostbare tijd wanneer je je opnieuw helemaal probeert in te leven in een opdracht. 

WIP limieten zorgen ervoor dat teams zich blijven focussen op het afwerken van taken. Hierdoor ontstaat er geen bottleneck aan werk dat zich blijft opstapelen. 

Een optimaal delivery tempo, wat is de formule?

Hét droomscenario. Iedereen kan werken aan zijn of haar individuele taken zonder stoorzenders. In de praktijk is dit natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Vaak kampen we met afhankelijkheden tussen verschillende taken. Het is dan ook belangrijk om deze dependencies tot het minimum te beperken of op zo’n manier in te plannen dat ze in de juiste volgtijdelijkheid opgepikt worden. 

De exacte WIP limiet hangt daarom af van het aantal mensen in het team alsook de grootte van de verschillende taken. Een goede vuistregel is te starten met – het aantal teamleden plus 1 -. In het geval van grote projecten kan je sturen op de regel – het aantal teamleden maal 2 -.

Dus voor een team van 4 leden stel je een WIP limiet tussen 5 en 8 taken in.

Haal het maximale uit WIP Limieten

Productiviteit & efficiëntie optimaliseren is een blijvend werkpunt. Het finetunen van de teamwerking, het streven naar een stabiele en performante cycle time zal steeds herzien en verbeterd kunnen worden en is variabel naargelang de situatie van een project. 

Wil je aan de slag met WIP Limieten? Houd rekening met de gemiddelde aanpassingstijd van twee weken die een team nodig heeft om te wennen aan deze nieuwe way of working

Kijk vervolgens welk effect de WIP limiet heeft op de cycle time van een project. Blijven de taken zich opstapelen of wordt het team overrompeld door werk? Dan staat de WIP Limiet te hoog. Was er teveel inactieve tijd bij de teamleden? Dan verhoog je de Limiet best. 

De WIP Limiet is dus een handig hulpmiddel om meer efficiëntie te creëren binnen iedere software delivery cycle. Maar het is belangrijk om deze steeds zorgvuldig af te stemmen op het project en het team.

Interesse in onze aanpak?

Contacteer ons

Wil je deel uitmaken van ons team?